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Fiche d’information service

Préparation aux contrôles et perquisitions des Autorités de protection des données

1. Le RGPD, des simples contrôles aux perquisitions

Le Règlement Général sur la Protection des Données a substantiellement renforcé les obligations légales pesant sur les entreprises dans le cadre des traitements de données à caractère personnel. Au vu des importantes démarches à entreprendre, force est de constater que de nombreux professionnels peinent ou tardent à se mettre en conformité et que la CNIL en France ainsi que l’ensemble des autorités nationales de contrôle sous l’égide de l’EDPB (European Data Protection Board) essuient un nombre exponentiel de plaintes, auxquelles elles sont dans l’obligation de donner suite, en opérant tout type de contrôles. Les formes de contrôles sont graduelles et peuvent prendre la forme d’un contrôle sur pièces, d’un contrôle en ligne, d’une audition sur convocation jusqu’à un contrôle dans vos locaux communément appelé visite domiciliaire (ou perquisition).
Quelles que soient les modalités du contrôle, il est indispensable de vous préparer en amont en sachant que la résistance n’est pas une option et que l’improvisation est particulièrement complexe pour certaines formes de contrôles comme les visites domiciliaires.

2. Une indispensable préparation en amont

Lorsque les contrôles sont annoncés, il est sage d’avoir anticipé toutes les diligences à accomplir pour mobiliser l’ensemble des personnes impliquées dans le traitement de données à caractère personnel objet du contrôle. En cas de visite domiciliaire, il est primordial de disposer d’un processus clair et rôdé pour gérer cette visite surprise particulièrement intrusive et parfois déstabilisante pour vos effectifs compte tenu de l’étendue des pouvoirs de l’autorité de contrôle.

3. La prestation LegalUP Consulting

LegalUP consulting vous accompagne dans la préparation d’un éventuel contrôle avec une documentation adaptée comme une liste des diligences à accomplir ou dans la mise en place d’un processus complet et opérationnel vous permettant de gérer au mieux toutes formes de contrôles, y compris les perquisitions.
Fort d’une longue expérience dans de grandes organisations, les équipes du cabinet LegalUP Consulting sont rodées à la gestion de ces contrôles, y compris des perquisitions. Le cabinet peut également dispenser une formation des effectifs désignés pour gérer ces contrôles ou des formations de sensibilisation de tous vos salariés sur leurs droits, leurs devoirs et les justes attitudes à adopter dans de tels cas de figures. En cas de visites inopinées, LegalUP Consulting s’engage à vous donner un numéro d’urgence à contacter dès l’arrivée des contrôleurs.

La prestation de LegalUP Consulting se déroule en trois étapes, rythmées par trois appels (téléphoniques, ou par vidéoconférence) permettant une restitution personnalisée et adaptée à vos besoins :

Dans un premier temps, nous vous invitons à prendre rendez-vous pour un premier appel de 15 minutes. La prise de rendez-vous s’effectue sur un agenda en ligne auquel vous pouvez accéder en cliquant sur le bouton en bas de la page. Au cours de ce premier appel, nous vous présenterons le service proposé par le cabinet, nous vous préciserons les premiers documents à nous transmettre pour le bon déroulement du service, et établirons un devis estimatif qui vous sera confirmé par écrit dans les plus brefs délais.

Nous en profiterons également pour répondre à vos éventuelles questions concernant le service.

Suite au premier appel, nous vous enverrons un devis, un lien permettant de procéder au paiement ainsi qu’une lettre d’engagement que vous devrez nous retourner signée par email. Dès réception de la lettre d’engagement et de la confirmation du paiement, nous commencerons à traiter votre demande. Pour ce faire, un second appel de 60 minutes nous permettra de cerner les besoins spécifiques de votre organisation afin de vous délivrer un service sur-mesure. Vous pourrez également prendre rendez-vous pour ce second appel en ligne, en cliquant sur le bouton en bas de cette page, ou à partir du lien que nous vous enverrons par mail suite à notre premier appel.

De 2 à 5 jours jours ouvrés (délai modulable et défini par les parties dans le cadre de demandes complexes) après le second appel, nous reviendrons vers vous par email pour la restitution du service. Vous recevrez en même temps un lien vous permettant de prendre rendez-vous pour un troisième appel de 30 minutes au cours duquel nous vous présenterons le résultat de notre travail de manière détaillée et vous adresserons des recommandations personnalisées afin que vous puissiez en tirer pleinement parti.

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