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Fiche d’information service

 

Lettre de communication clients

Description du service

1. Qu’est-ce qu’une lettre de communication clients ?

Quel que soit votre secteur d’activité, la taille ou la localisation de votre organisation, vous avez nécessairement des échanges écrits avec vos clients. Ces communications peuvent être émises par vous (push) ou adressées en réponse à un client (pull), quel que soit le mode de communication (courriers électroniques, voie postale etc). Elles peuvent répondre à une obligation réglementaire comme la notifications de certains changements, à une interrogation d’un client, ou soutenir la promotion de votre organisation.

 

2. Pourquoi établir des modèles de lettres de communication clients ?

Si les échanges écrits avec vos clients font partie de votre quotidien, une grande partie de ces courriers requiert le respect d’un formalisme particulier ou d’autres expertises juridiques. Il s’agit même parfois de répondre simplement à la question : “avez-vous le droit d’écrire à ce client?”.

Si, dans la plupart des situations, la communication avec vos clients est cordiale, il arrive que vous ayez à faire face à des situations plus compliquées, ou à des situations simples mais récurrentes. Il est alors important d’afficher le plus grand professionnalisme dans vos communications afin d’entretenir de bonnes relations avec vos clients et de vous assurer que le service client soit en possession de tout ce dont il a besoin pour leur apporter la réponse la plus adaptée et la plus rapide possible. Dans ce cadre, le choix des mots et des formules juridiques employées est absolument crucial. D’où l’intérêt d’une réflexion en amont sur la formulation de courriers standardisés et modulables à utiliser dans en toutes situations et adossés à des processus documentés.

 

3. La prestation de LegalUP Consulting

LegalUP Consulting vous propose de rédiger vos courriers types (avec ou sans les processus associés) pour vous assurer une communication écrite homogène et conforme à la réglementation, tout en conservant une approche “business oriented” et “tech friendly”. LegalUP Consulting couvre l’ensemble des situations de pré-contentieux que vous pourriez rencontrer en vous proposant des courriers qui répondent aux attentes de vos clients et protègent votre organisation si ces courriers étaient produits à une association de consommateurs, une juridiction ou à une autorité comme la DGCCRF.

Notre assistance dans le cadre d’un contentieux déclaré se fait dans le cadre de nos Services Incontournables.

La procédure étape par étape

La prestation de LegalUP Consulting se déroule en trois étapes, rythmées par trois appels (téléphoniques, ou par vidéoconférence) permettant une restitution personnalisée et adaptée à vos besoins :

Dans un premier temps, nous vous invitons à prendre rendez-vous pour un premier appel de 15 minutes. La prise de rendez-vous s’effectue sur un agenda en ligne auquel vous pouvez accéder en cliquant sur le bouton en bas de la page. Au cours de ce premier appel, nous vous présenterons le service proposé par le cabinet, nous vous préciserons les premiers documents à nous transmettre pour le bon déroulement du service, et établirons un devis estimatif qui vous sera confirmé par écrit dans les plus brefs délais.

Nous en profiterons également pour répondre à vos éventuelles questions concernant le service.

Suite au premier appel, nous vous enverrons un devis, un lien permettant de procéder au paiement ainsi qu’une lettre d’engagement que vous devrez nous retourner signée par email. Dès réception de la lettre d’engagement et de la confirmation du paiement, nous commencerons à traiter votre demande. Pour ce faire, un second appel de 30 minutes nous permettra de cerner les besoins spécifiques de votre organisation afin de vous délivrer un service sur-mesure. Vous pourrez également prendre rendez-vous pour ce second appel en ligne, en cliquant sur le bouton en bas de cette page, ou à partir du lien que nous vous enverrons par mail suite à notre premier appel.

3 jours ouvrés (délai modulable et défini par les parties dans le cadre de demandes complexes) après le second appel, nous reviendrons vers vous par email pour la restitution du service. Vous recevrez en même temps un lien vous permettant de prendre rendez-vous pour un troisième appel de 15 minutes au cours duquel nous vous présenterons le résultat de notre travail de manière détaillée et vous adresserons des recommandations personnalisées afin que vous puissiez en tirer pleinement parti.

Les tarifs du service

  • Intitulé de la prestationPrix standard (hors taxe)Online Loyalty 6 months (hors taxe)Online Loyalty 12 months (hors taxe)
  • Courriers de communication clientSur devisSur devis (-10%)Sur devis (-20%)

Prendre un rendez-vous

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