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Fiche d’information service

Contrats de sous-traitance de données personnelles

1. Qu’est-ce que la sous-traitance de données ?

L’un des objectifs principaux du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est de responsabiliser l’ensemble des acteurs traitant les données de résidents européens, que ces acteurs soient responsables de traitements ou sous-traitants. Le responsable de traitement est “la personne physique ou morale, une autorité publique, une agence ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel”. Le sous-traitant, lui, “traite des données personnelles pour le compte, sur instruction et sous l’autorité d’un responsable de traitement”. Le RGPD a profondément redessiné les contours de la relation entre ces deux entités.

2. L’impact du RGPD sur les contrats de sous-traitance

En qualité de responsable de traitements ou de sous traitant, vous devez vous assurer, outre les obligations relatives à vos qualités respectives, que les cocontractants impliqués dans vos traitements de données à caractère personnel soient en conformité avec la réglementation en vigueur, notamment le RGPD. Le RGPD érige en effet de  nouvelles obligations spécifiques aux sous-traitants afin de soutenir les responsables de traitements dans leur démarche permanente de mise en conformité. Leurs droits et devoirs ont donc été substantiellement renforcés (obligation de transparence et de traçabilité, de garantie de sécurité, d’assistance, d’alerte et de conseil).

Au vu de cette redéfinition profonde des rôles de chacun dans le cadre des relations de sous-traitance, il est indispensable de contractualiser les obligations de chacunes des parties dans un soucis de clarté, de transparence, et de sécurité juridique. L’impact du RGPD et des autres discussions en cours sur les relations contractuelles que vous entretenez avec vos sous-traitants est donc substantiel.

3. La prestation de LegalUP Consulting

LegalUP Consulting propose des solutions d’assistance personnalisées pour accompagner les responsables de traitements comme les sous-traitants dans le cadre de leur relations contractuelles. Il s’agira de définir de manière précise, claire, et exhaustive le rôle de chaque partie au contrat dans la mise en conformité au RGPD, et d’anticiper les responsabilités respectives dans un soucis de sécurité juridique pour votre organisation au vu des lourdes sanctions encourues en cas de non-respect des obligations liées au RGPD. La prestation de LegalUP Consulting couvre un nombre important de diligences : la rédaction de contrats-types, la relecture de vos contrats en cours (et si besoin la production d’avenants pour ceux-ci), la rédaction de contrats à venir, l’accompagnement à la négociations et/ou la suggestion de solutions créatives initiant votre documentation en préservant une approche « tech et business friendly ».

La prestation de LegalUP Consulting se déroule en trois étapes, rythmées par trois appels (téléphoniques, ou par vidéoconférence) permettant une restitution personnalisée et adaptée à vos besoins :

Dans un premier temps, nous vous invitons à prendre rendez-vous pour un premier appel de 15 minutes. La prise de rendez-vous s’effectue sur un agenda en ligne auquel vous pouvez accéder en cliquant sur le bouton en bas de la page. Au cours de ce premier appel, nous vous présenterons le service proposé par le cabinet, nous vous préciserons les premiers documents à nous transmettre pour le bon déroulement du service, et établirons un devis estimatif qui vous sera confirmé par écrit dans les plus brefs délais.

Nous en profiterons également pour répondre à vos éventuelles questions concernant le service.

Suite au premier appel, nous vous enverrons un devis, un lien permettant de procéder au paiement ainsi qu’une lettre d’engagement que vous devrez nous retourner signée par email. Dès réception de la lettre d’engagement et de la confirmation du paiement, nous commencerons à traiter votre demande. Pour ce faire, un second appel de 45 minutes nous permettra de cerner les besoins spécifiques de votre organisation afin de vous délivrer un service sur-mesure. Vous pourrez également prendre rendez-vous pour ce second appel en ligne, en cliquant sur le bouton en bas de cette page, ou à partir du lien que nous vous enverrons par mail suite à notre premier appel.

3 jours ouvrés (délai modulable et défini par les parties dans le cadre de demandes complexes) après le second appel, nous reviendrons vers vous par email pour la restitution du service. Vous recevrez en même temps un lien vous permettant de prendre rendez-vous pour un troisième appel de 15 minutes au cours duquel nous vous présenterons le résultat de notre travail de manière détaillée et vous adresserons des recommandations personnalisées afin que vous puissiez en tirer pleinement parti.

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